Personvernerklæring

Norwegian Hospitality Group

Vi i Norwegian Hospitality Group behandler dine personopplysninger i forskjellige sammenhenger, for eksempel når du bestiller tjenester av oss, overnatter på våre hoteller, bruker tjenester vi leverer og i enkelte andre sammenhenger. I vår personvernerklæring finner du mer informasjon om vår behandling av personopplysninger. Under finner du også kontaktinformasjon dersom du har spørsmål eller vil kreve innsyn. Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven, herunder GDPR.

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger
Vårt foretak Norwegian Hospitality Group (NHG), org. nr. 989 467 395, Strandveien 50, 1366 Lysaker, tlf. +47 67 10 20 11 er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i våre systemer for booking, fakturering og hotelldrift. Vi er også behandlingsansvarlig for vår markedsføring og utsendelse av e-poster fra oss til våre kunder og kontakter.

Behandling av personopplysninger knyttet til booking og opphold
I forbindelse med dine bookinger foretatt av deg selv eller av andre på vegne av deg, behandler vi de personopplysninger vi trenger for at vi skal kunne oppfylle avtalen om booking og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller som du har gitt oss via reisebyrå eller agent. Vi behandler eksempelvis opplysninger om din identitet, dine kontaktopplysninger og din betalingsinformasjon. I noen tilfeller vil vi lagre ditt passnummer. I tillegg behandler vi andre opplysninger du måtte ha gitt oss og som har relevans for ditt opphold hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller om spesielle ønsker for ditt opphold. Vi registrerer alle kjøp og bestillinger du gjør hos oss som for eksempel transport, restaurant, room service etc, for å levere slike tjenester og for at du skal kunne betale for dem. Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i tillegg så lenge gjeldende lovverk eller myndighetspålegg pålegger oss dette.

Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål
Dersom du melder deg på våre nyhetsbrev, lagrer vi og bruker vi din epostadresse til å sende deg nyheter og tilbud fra oss. Vi vil også bruke din e-postadresse eller telefonnummer til å sende deg nyheter og tilbud innenfor regler om eksisterende kundeforhold. Vårt grunnlag er markedsføringslovgivningen.
Vi vil kontakte deg i sosiale medier etter ditt samtykke eller innenfor eksisterende kundeforhold. For å bruke sosiale medier som kommunikasjonskanal må vi levere ut din e-postadresse eller ditt telefonnummer til det sosiale mediet. Vårt grunnlag for dette er samtykke eller legitime interesser. Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykker du har gitt oss. Du kan også reservere deg mot å motta markedsføring i eksisterende kundeforhold. Dette gjør du ved å sende en epost til hello@nhg.no

Behandling av personopplysninger for utvikling, feilsøking og sikkerhet
Vi vil behandle data som inkluderer personopplysninger for å gjøre feilsøking og rette feil, forbedre tjenestene våre og teknologien vi bruker og for å analysere bruk og brukeradferd. Videre vil vi behandle personopplysninger for å verifisere din identitet, herunder verifisere identitet i forbindelse med din bruk av våre digitale tjenester.

Vi anonymiserer data eller utarbeider statistikk så langt vi klarer, men vil også måtte behandle personopplysninger for utviklings-, feilsøkings-, statistikk- og sikkerhetsformål.

Behandling av personopplysninger for øvrig
Dersom du kontakter vår kundeservice eller på annen måte henvender deg til oss med forespørsler, vil vi behandle personopplysninger du gir så langt det er nødvendig for å besvare og loggføre din henvendelse. Grunnlaget for dette er legitime interesser eller for å oppfylle avtaler med deg eller besvare dine henvendelser.

Ut over behandling beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, vil vi i noen tilfeller måtte eller kunne behandle personopplysninger når gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol pålegger oss eller tillater oss dette.

Utlevering av personopplysninger og lovpålagt behandling.
Vi leverer ikke ut dine personopplysninger til tredjepart, med mindre du har samtykket til dette, eller med mindre gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol tillater oss eller pålegger oss dette.

For ordens skyld opplyser vi om at vår bruk av databehandler for å behandle opplysninger på vegne av oss, ikke regnes som utlevering.

Dine rettigheter
Du som person har flere rettigheter etter personopplysningsregelverket.

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

For å ta i bruk dine rettigheter kan du gå til www.nhg.no

Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kommer til å be deg bekrefte din identitet eller be deg oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette må vi gjøre for å forsikre oss om at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Cookies/Informasjonskapsler
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen av våre nettsider.

En cookie er en liten tekstbasert datafil som plasseres på ditt utstyr (din smarttelefon, datamaskin eller for eksempel nettbrett). Cookien hjelper til med å kjenne igjen hvilken type innhold og hvilke sider som besøkes på vårt nettsted. Informasjon som lagres ved hjelp av en cookie kan være hvordan du bruker nettstedet, hva slags type av nettleser du benytter og hvilke nettsider du har besøkt.

En permanent cookie ligger igjen på ditt utstyr for et bestemt tidsrom. En sesjonscookie lagres tilfeldig i ditt utstyrs minne mens du er inne på våre hjemmesider. Sesjonscookien forsvinner når du stenger din nettleser. Vi benytter både permanente cookies og sesjonscookies.

Dersom du ikke ønsker at våre nettsider plasserer cookies på ditt utsyr, kan du skru av cookies i din nettleser. Dersom du skrur av cookies vil funksjonaliteten for våre nettsider reduseres.

Personalisering av opphold hos oss
Norwegian Hospitality Group ønsker å tilby våre kunder et best mulig hotellopphold tilpasset den enkelte gjests preferanser og kjøpshistorikk. Vi vil, med grunnlag i berettigede interesser bruke opplysninger vi har mottatt fra deg om dine preferanser for rom (for eksempel «vindu mot haven» «ønsker stille rom») og opplysninger om dine kjøp hos oss («sparkling water» fremfor «still water») til å tilby deg et tilpasset opphold.

Disse opplysningene samles inn basert på dine kjøp hos oss og de ønsker du ytrer til våre ansatte.

Vi vil i tillegg noen ganger hente inn informasjon om deg fra åpne kilder som internett og sosiale medier, begrenset til informasjon relevant for å tilby deg et personalisert opphold hos oss. Grunnlaget for dette er berettigede interesser.

Opplysningene vil ikke bli levert ut til andre.

Du kan reservere deg mot vår bruk av dine opplysninger for personalisering av ditt opphold. Dette kan du gjøre ved å sende epost til hello@nhg.no

Endringer i personvernerklæring eller i behandling
Vi jobber kontinuerlig med utvikling og forbedring av våre tjenester overfor våre kunder. Dette vil kunne endre måten eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Informasjonen vi gir gjennom denne personvernerklæringen vil derfor justeres og oppdateres med ujevne mellomrom. Vi vil dessuten endre personvernerklæringen når nye regler eller myndighetspraksis gjør det nødvendig.

Varslingskanal

Retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten er regulert i arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. Alle ansatte og innleide arbeidstakere som har grunn til å tro at det foreligger kritikkverdige forhold i virksomheten, oppfordres til å varsle om dette. Denne rutinen begrenser ikke varslingsretten.

Denne varslingsrutinen er utarbeidet i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, og skal bidra til å avdekke eventuelle kritikkverdige forhold i bedriften.

Hvem som har rett til å varsle: Alle arbeidstakere og innleide kan varsle om kritikkverdige forhold. I tillegg har følgende personer som er i arbeid i bedriften rett til å varsle:

Elever ved institusjoner som har undervisning eller forskning som formål
Vernepliktige
Sivile tjenestepliktige og tjenestepliktige i sivilforsvaret
Pasienter i helseinstitusjoner, attføringsinstitusjoner o.l.
Personer som i opplæringsøyemed eller i forbindelse med arbeidsrettede tiltak utplasseres i virksomheter
Personer som uten å være arbeidstakere deltar i arbeidsmarkedstiltak

Retten til å varsle gjelder "kritikkverdige forhold i arbeidsgivers virksomhet". Kritikkverdige forhold defineres iarbeidsmiljøloven § 2 A-1 (2) som "forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet", for eksempel forhold som kan innebære

fare for liv eller helse
fare for klima eller miljø
korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
myndighetsmisbruk
uforsvarlig arbeidsmiljø
brudd på personopplysningssikkerheten.

Ytring som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold regnes normalt ikke som varsling:

Eksempler på ytringer som kun gjelder arbeidstakers eget forhold, og som derfor normalt ikke omfattes av varslingsreglene, er ytringer om personalkonflikter, faglige eller politiske ytringer eller ytringer om generell misnøye med arbeidsplassen. En ytring er likevel omfattet dersom den gjelder "kritikkverdige forhold", som for eksempel trakassering.

I noen tilfeller har arbeidstaker plikt til å varsle. Du har plikt til å varsle arbeidsgiver og/eller verneombud om trakassering, diskriminering og forhold som kan medføre fare for liv og helse, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3.
Se også verneombudets varslingsplikt: Arbeidsmiljøloven § 6-2 (3)

Hvem kan det varsles til: I utgangspunktet bør det varsles internt i linjen, dvs. til nærmeste leder. Andre aktuelle mottakere av et varsel kan være:

Nærmeste leders leder
Verneombudet
Tillitsvalgte
Advokat
Varsel som gjelder virksomhetens øverste leder sendes til styrets leder: Thor Morten Halvorsen
Norwegian Hospitality Group AS, Strandveien 50, 1366 Lysaker, thor@nhg.no

Fremgangsmåte ved varsling: Et varsel bør være skriftlig og inneholde en saklig, objektiv og konkret fremstilling av det mulig kritikkverdige forholdet.

Følgende opplysninger bør være med:

Hva har skjedd (brudd på lover og regler, brudd på etiske normer eller interne retningslinjer)?
Hvor skjedde det?
Når skjedde det?
Hva er omfanget?

Finnes det vitner eller dokumentasjon som kan underbygge opplysningene om det kritikkverdige forholdet?

For at Norwegian Hospitality Group AS skal kunne behandle varselet best mulig, er det en fordel om varselet framstilles skriftlig, gjerne med eksempler og dokumentasjon.

Det er også en fordel at kontaktopplysninger legges ved slik at Norwegian Hospitality Group AS kan kontakte deg dersom det er behov for mer informasjon om det kritikkverdige forholdet.

Anonym varsling: Det kan varsles anonymt. En kan velge å ikke oppgi navn, eller be om anonymitet ved behandling av saken. Ved kjennskap til varslers identitet, kan ikke arbeidsgiver garantere anonymitet, med mindre det foreligger unntak fra omvarsledes informasjons- og innsynsrett etter personvernregelverket. Det oppfordres til å identifisere seg, da en varslingssak også kan være vanskelig å følge opp dersom varsler er anonym.

Varsling til offentlig myndighet: Arbeidstaker kan alltid varsle eksternt når det er til en offentlig myndighet.

Varsling til media/allmennheten: Retten til å varsle eksternt til media eller offentligheten for øvrig forutsetter at arbeidstakeren er i aktsom god tro om innholdet i varselet, at det kritikkverdige forholdet har allmenn interesse og at det først er varslet internt. Krav om at det først skal varsles internt gjelder med mindre det er grunn til å tro at intern varsling ikke vil være hensiktsmessig.

Enkelte bedrifter ønsker å ha en avtale med en advokat som mottar varsel på vegne av bedriften. Det er ikke noe krav om dette. Vår bedrift, Norwegian Hospitality Group AS har avtale med intern advokat for ekstern varsling. Han har taushetsplikt mht. hvem som varsler, og han avtaler med varsleren hvordan varselet skal fremmes overfor Norwegian Hospitality Group AS / styret i Norwegian Hospitality Group AS . Varsel sendes til: Ole Andresen, Advokat H – møterett for Høyesterett, ole.andresen@nhg.no.

Forbud mot gjengjeldelse: En som varsler skal ikke utsettes for gjengjeldelse. Tilsvarende gjelder for arbeidstakere eller innleide som uttrykker at de vil varsle. Enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av eller en reaksjon på at arbeidstaker har varslet er å betrakte som gjengjeldelse.

Arbeidsgivers saksbehandling av varslingssaker:

Alle henvendelser tas alvorlig
Varsler skal innen rimelig tid få tilbakemelding om at varselet er mottatt med en angivelse av videre prosess og antatt saksbehandlingstid
Den det er varslet om skal som hovedregel få informasjon om innholdet i varselet og gis anledning til å gi sin versjon av saken
Arbeidsgiver skal «så langt det er mulig» behandle varselet «uten å røpe varslerens identitet til andre enn de som har behov for eller rett til slik kunnskap
Personopplysningslovens regler om rett til informasjon og innsyn for varsler og omvarslede vil bli ivaretatt underveis i saksbehandlingen. Omvarslede vil kunne ha rett til å få vite varslers identitet med mindre det foreligger grunnlag for unntak etter personopplysningsregelverket
Arbeidsgiver skal iverksette adekvate undersøkelser og sørge for at saken er tilstrekkelig godt opplyst før det fattes beslutning
Arbeidsgiver skal vurdere om det er behov for å iverksette tiltak for å ivareta involverte parter i påvente av konklusjon i saken
Behandling av saken skal dokumenteres skriftlig, og det skal konkluderes om det har funnet sted kritikkverdige forhold. Arbeidsgiver vil være behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven, og må påse at reglene i personvernregelverket følges, herunder at opplysninger slettes når man ikke lenger har behov for dem
Partene skal så raskt som mulig orienteres om utfallet av saken
Arbeidsgiver skal iverksette tiltak dersom kritikkverdige forhold har funnet sted i den utstrekning dette er hensiktsmessig

Særlig om trakassering
I vår bedrift er det nulltoleranse for trakassering. Trakassering er forbudt ved lov, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 13 og arbeidsmiljøloven § 4-3 (3). Trakassering er en samlebetegnelse og omfatter all form for trakassering, inkludert mobbing og seksuell trakassering.

Dersom vi blir kjent med påstander om trakassering gjennom klage, varsel, en arbeidsmiljøundersøkelse eller på annen måte, vil dette undersøkes og behandles på en forsvarlig måte, med utgangspunkt i bedriftens rutine for saksbehandling av varslingssaker.

Lysaker 1. juni 2024

Thor Filip Halvorsen
CEO

Driftsselskaper - Norwegian Hospitality Group AS – 989 467 395

Dalen Hotelldrift AS – 932 934 868 – Dalen Hotel

Hotelldrift Halden AS – 989 466 917 – Thon Hotel Halden

Hotelldrift Park Halden AS – 914 416 329 – Clarion Collection Hotel Park

NHG Respons AS – 996 605 531

Norwegian Travel Group AS – 991 875 794

Riviera Hotelldrift AS – 921 624 182 – Hotel Riviera

Son Spa AS – 991 377 891 – Son Spa

Strömstad Spa AB – 556672-8274 – Strömstad Spa & Resort

Telemarkskanalen Skipsselskap AS – 991 737 561 – M/S Henrik Ibsen